Toda empresa tem sua ferramenta ou suas técnicas que fazem a gestão dos projetos funcionar da melhor maneira possível, sem deixar nenhum detalhe para trás. Portanto, se você não descarta a necessidade de elaborar um projeto organizado e eficaz, a metodologia 5W2H deve começar a fazer parte de sua vida.
Com isso em mente, e com a finalidade de ajudar você a elaborar projetos ainda mais eficazes, sem esquecer detalhes e dispensando a necessidade de checar cada etapa várias vezes, neste post vamos abordar o que é 5W2H e como aplicá-la em sua empresa.
Afinal, por que ter uma metodologia de gestão de projeto?
Fazer a gestão de projetos nunca é uma tarefa fácil. De fato, requer atenção aos mínimos detalhes e bastante organização para tudo seguir conforme o planejado e diminuir a probabilidade de acontecer imprevistos. No entanto, pode ficar calmo, pois algumas opções já foram criadas para te auxiliar nesse desafio.
Existem diversas metodologias que podem ser aplicadas para melhorar o desempenho e resultado de seu projeto, entre elas: Scrum, Agile, Kanban, 5W2H e outras. Você pode escolher a que mais se adequa ao perfil de sua empresa de forma que também seja de simples entendimento para seus colaboradores.
Dessa forma, neste post, falaremos sobre 5W2H, metodologia que pode ser executada rapidamente e com apenas uma folha de papel.
O que é 5W2H?
5W2H, apesar do nome causar um estranhamento inicial, é uma metodologia muito simples de ser utilizada e não requer instrumentos avançados. Além disso, ela pode fazer uma diferença facilmente observada em diversas áreas da empresa devido à sua grande eficácia.
De fácil entendimento, é um tipo de checklist de atividades, datas (prazos) e responsabilidades de cada um envolvido no projeto, ou seja, tem como objetivo facilitar o planejamento estratégico, deixando bem claro quem precisa fazer o que e até quando a tarefa pode ser entregue.
Resumindo, a sigla em inglês indica uma direção exata a seguir e serve para sanar todas as dúvidas que possam surgir no caminho. Observe os significados:
5W:
What (o que será feito?)
Why (por que será feito?)
Where (onde será feito?)
When (quando será feito?)
Who (por quem será feito?)
2H:
How (como será feito?)
How much (quanto vai custar?)
Se eu responder essas perguntas, estou elaborando um projeto da melhor maneira?
É exatamente isso. Ao responder cada uma dessas perguntas, você estará elaborando seu projeto de forma mais “amarrada”, sem deixar espaço para furos. Dessa forma, você terá um mapa de atividades para seguir e quase nenhuma probabilidade de erros.
A 5W2H ajuda e muito na execução e controle das tarefas. Além disso, economiza tempo e recursos, porque você vai eliminar o tempo que normalmente gasta para tirar dúvidas ou ajustar alguma coisa com a equipe, já que os envolvidos saberão exatamente o que fazer, quando fazer, e assim por diante.
Como aplicar 5w2h na minha empresa?
Como já dissemos anteriormente, você deve utilizar a 5w2h para tornar o planejamento estratégico mais completo. Para utilizá-la em sua empresa não é necessário software ou investimentos grandes, uma planilha eletrônica ou um quadro branco já está perfeito para iniciar o trabalho.
Você vai precisar apenas de um espaço para separar as 7 colunas, como no exemplo abaixo:
| What | Why | Where | When | Who | How | How much |
| Layout de uma landing page |
Aumentar o número de vendas do produto |
Online | 05/01/2020 | Lucas, designer | Utilizar Photoshop |
R$ 700,00 |
Depois disso, depois de escrever em uma planilha ou quadro, o próximo passo é comunicar à sua equipe o que precisa ser feito por cada um.
Como é uma metodologia extremamente simples, sem custo e de fácil acesso, traz bastante objetividade para a execução do projeto. Por isso, costuma ser utilizada em diversas áreas de gestão com o intuito de designar as tarefas de cada integrante da equipe.
E aí, gostou do post? Agora você já pode utilizar a 5W2H na elaboração de projetos e campanhas para um resultado ainda mais assertivo. Portanto, fique ligado em nossas redes sociais para mais posts como esse!
